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Bild: Augen von Renee Ossowski

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PmBok Guide 5th: Seite 179, 6.6.2.4

 

 

 

Dieser Inhalt eines Arbeitsblatts ist Teil eines Beispielmoduls. Von daher steht hinter jedem relevanten Begriff in Klammern „(LINK)“. In den echten Arbeitsblättern finden Sie Verlinkungen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Das „100%ig bestehen Konzept“ im ersten Anlauf! 


Das beste Konzept im Markt, um die PMP - Prüfung im ersten Anlauf zu bestehen!!


12 Wochen Kostenlose Lernbegleitung nach dem Seminar über ein"Live E-Learning Portal"

Ihre "Lernkurve" beginnt schon eine Woche vor Seminarbeginn. Sie erhalten von Montag bis Samstag täglich Texte, die auf wichtige Stellen im PmBok Guide referenzieren, so dass Sie sich auf das Seminar inhaltlich einstimmen können.
Jede tägliche Email spiegelt inhaltlich den entsprechenden Tag in der folgenden Seminarwoche wieder, mit den jeweiligen Kerninhalten des jeweiligen Tages. Also Montag vor dem Seminar den Montag im Seminar, Dienstag vor dem Seminar den Dienstag im Seminar usw.


Dieser "Lernkurvenstart" in der Vorwoche, ist eine Art "Warmmachphase", die wir uns im Seminar sparen wollen.
Am Samstag vor dem Seminar erhalten Sie genaue Anweisungen zur Anmeldung für die Prüfung. Diese Zeit können wir ebenfalls im Seminar besser für abstraktere Themen nutzen.
Sie bekommen den Prüfungsstoff in konzentrierter Form dargestellt, Sie können Fragen stellen, danach werden realistische Prüfungsfragen gemeinsam besprochen.

 

Bulimielernen?

Sie werden vielleicht sagen, das hört sich ja fast an wie "Bulimie Lernen".
Ganz im Gegenteil! Sie können eine Woche entspannt - aber konzentriert - den Stoff konsumieren. Das Seminar hört allerdings nicht am Freitag auf sondern, Sie bekommen"12 Wochen lang Zugriff auf ein"Live E-Learning Portal". 12 Wochen "Deep Learning".....Sie entwickeln vernetztes Wissen über den gesamten "Body of Project Management"!
Der Support findet über dieses "Live E-Learning Portal" statt, in dem Sie einerseits Ihren Trainer antreffen, aber auch Ihre Lernunterlagen vorfinden. Sie können sich auch jeder Zeit mit Ihrer "Lerngruppe" im virtuellen Raum treffen, vollkommen unabhängig von meiner Person.


Ihr Trainer begleitet Sie über die gesamte Lernphase.


Sie sollten jede Woche 6 -8 Stunden "Lernzeit" einplanen um 3 Monate später die Prüfung zu bestehen. Nach 12 Wochen endet der Support mit einer Online-Probeprüfung "200 Fragen in 4 Stunden".
Wer sich früher fit fühlt, kann die "Testprüfung" nach Vereinbarung ablegen.

Die Lerninhalte sind so angelegt, dass in der 4., 8. und 12. Woche Wiederholungen stattfinden. Die "Testprüfung" und deren Besprechung stellt ebenfalls eine weitere Wiederholung dar.
Spätestens für die 14. Woche sollten Sie Ihren Prüfungstermin beantragen. 

Diese Vorgehensweise ist ernsthaft zu empfehlen, da wir Menschen ja häufig dem "Studentensyndrom" unterliegen. Falls Sie diesen Support intensiv nutzen, ist ein Bestehen der Prüfung im ersten Anlauf sicher.
Dieser Support ist für Sie natürlich nicht zwingend.
Kostenlos nur für Teilnehmer offener Seminare!

*Für Inhouse Seminare entstehen für diese Konzept zusätzliche Kosten.

 

 

Beispiel einer Lerneinheit

Dies ist eine Lerneinheit, wie sie im Rahmen der Nachbereitung des Seminars, im Distancelearning oder Selbststudium zur Verfügung gestellt werden. Zur Zeit besteht das Portfolio aus

über 100 Lerneinheiten. In allen Lerninhalten wird immer der Bezug zum PmBok und anderer Literatur hergestellt.

 

In jeder Lerneinheit sind immer folgende Elemente enthalten:

a) ein Webcast oder eine Animation als Webcast,

b) ein Arbeitsblatt mit erklärenden Texten oder anderen anhängenden Dateien, z.b. Excel. Textpassagen werden auch als Tondatei im grünen Bereich hinterlegt.->

c) Übungen oder Fragen

d) falls mit MS-Project darstellbar, ebenfalls Übungen und Webcast mit MS-Project

 

 

Lerneinheit 45: Kapazitätsabgleich (Ressourceleveling and Ressorcesmoothing)

1. Lesen Sie bitte im PmBok Guide 5th auf der Seite 179/180, 6.6.2.4 : Methoden zur Ressourcenoptimierung

Haben Sie alles verstanden? Glauben Sie, dass Sie jetzt Prüfungsfragen zu dem Thema beantworten können?

Testfrage

Natürlich waren hier in den Antworten auch Elemente enthalten, die nur mit dem entsprechenden Kontextwissen beurteilt wedren können.

 

2. Schauen Sie sich diesen Webcast an: Kapazitätsabgleich mit MS-Project    (noch in Arbeit)

 

3. Arbeiten Sie die folgenden Beispiele im Arbeitsblatt mit MS-Project ab: (in Arbeit)

 

Arbeitsblatt: Kapazitätsabgleich mit MS-Project (Ressource Levelling)

 

Der PmBok Guide unterscheidet zwei Arten des Kapazitätsabgleichs: Auslastungsglättung (Ressourceleveling) und Ressourcenglättung (Ressorcesmoothing)

 

Auslastungsglättung:

Ressourcen die überlastet sind oder einer höheren Priorität in bestimmten Zeiträumen unterliegen, werden einer „Auslastungsglättung“ unterzogen. D.h.,  die Positionierung auf der Zeitachse, wird durch die Software optimiert.  Bei dieser Option wird der Endtermin nicht berücksichtigt. Der kritische Weg wird sich in den meisten Fällen verlängern.

 

                                      Optionen mit der Maske "Kapazitätsabgleich":

Maske aus MS-Project: Kapazitätsabgleich. Hier werden alle Optionen voreingestellt.

Die Option Manuell sollte die Regel sein im laufenden Projekt. Mit der Option „Automatisch“ würden Abgleichs Berechnungen stetig durchgeführt werden, was zu Irritationen führen kann. Während der Entwicklung des Terminplanmodells (LINK), insbesondere während der Ressourcenzuordnung (LINK), kann die automatische Option hilfreich sein.

Abgleichs Werte von Überlastungen pro Auswahl in der Maske Kapazitätsabgleich, zwischen Minuten, Stunde, Tag, Woche und Monat Abgleich zuwählen. .  

5 Zeiteinheiten sind auswählbar. Der Minutenabgleich ist i.d.R. zu vernachlässigen. Von daher schauen wir uns den Stundenabgleich an. Der Stundeabgleich basiert auf der „Ableichsreihenfolge“. Die „Ableichsreihenfolge Standard“ definiert folgende 3 - Schritt Reihenfolge:

1.Pufferzeit (LINK) (ein Vorgang mit mehr gesamter Pufferzeit (LINK) wird zuerst verzögert), 2.Termine (ein Vorgang mit einem späteren Anfangstermin wird zuerst verzögert), 3.Prioritäten (LINK) und Einschränkung (LINK) beim Festlegen, ob und wie Vorgänge abgeglichen werden.

 

MS-Project Gantt Chart: Vorgänge mit überlasteten Ressourcen

 

In der Mitte der Maske können Sie festlegen,ob das Projekt während der gesamten Projektdauer abgeglichen werden soll, oder nur in einem festgelegten Zeitraum.

MS-Project-Beispiel: Donuts backen

Sie sehen im Bild links, dass Billy den Vorgängen 1 + 3 zugeordnet ist. Jeweils 2 Stunden. Die "roten Männchen" am linken Rand kennzeichnen die Vorgänge wo die Überlastung entsteht.. Dadurch ensteht eine Überlastung von 2 Stunden. Insgesamt wird Billy mit 5,5 Stunden in diesem Projekt eingesetzt. Diese Überlastung entfernen wir mit einem Stundenabgleich. Sie könnten auch den Tagabgleich auswählen, würden dann aber auch Überlastungen involvieren, die über einen Stundenabgleich (insgesamt 8 Stunden Verfügbarkeit) hinaus gehen. Es kommt auf Ihre Intention an. Wir wählen jetzt den Stundenabgleich, da unsere Intention beinhaltet, dass nur Überlastungen entfernt werden, bei denen es um eineige Stunden geht.

 

Im nächsten Bild unten wird das Ergebnis deutlich. Billys Vorgang Nr. 3 wurde nach rechts verschoben:

MS-Project Kapazitätsabgleich: Verknüpfte Vorgänge mit Ressourcenzuordungen.Sie sehen, die roten „Alarm – Marker“ sind verschwunden, die Überlastung entfernt. Die Microsoft Hilfe sagt in diesem Fall: Stunde Abgleich ->     Ressourcen werden abgeglichen, wenn mindestens eine Stunde mehr Arbeit für eine Ressource geplant ist, als innerhalb der normalen Verfügbarkeit der Ressource durchgeführt werden kann.  

Das stimmt so leider nicht. „Normale Verfügbarkeit“ bedeutet in dem Fall von 08:00 – 10:00, also zwei Stunden Verfügbarkeit für Billy. Gemäß Definition müssten für Billy also mindestens 3 Stunden Arbeit in diesem Zeitraum stattfinden, damit ein Abgleich von Statten geht. Probieren Sie es selbst aus, der Abgleich wird auch bei weniger als einer (Über-) Stunde durchgeführt.

EinTagabgleich, Wochenabgleich, oder Monatsabgleich wird analog durchgeführt. Es bedarf immer einer Überlastung in der entsprechenden Teilphase.

Beispielsweise kann man aber jetzt nicht grundsätzlich sagen: eines Tagabgleichs bedarf es, wenn die Überlastung über 8 Stunden hinaus geht. Wenn die Tagesarbeitszeit 8 Stunden beträgt, dann ist die Aussage korrekt. Es kommt aber auf die Kalendereinstellungen (LINK) an. Ein Tag kann auch z.B. 10 Stunden Arbeitszeit beinhalten. In den Kalendereinstellungen wird festgelegt, was ein Tag, eine Woche oder 1 Monat an definierter Arbeitszeit enthält.

 

Neben der "Abgleichsreihenfolge" Standard gibt es noch zwei weitere: Auswahl in der Maske Kapazitätsabgleich, zwischen "Nur:Nr, Standard und Priorität, Standard" zu wählen

Maske "Informationen zur Ressource"Nur Nr. bedeutet: Vorgänge werden in der Reihenfolger der Vorgangsnummern abgeglichen. Die Vorgänge mit höheren Nummern werden jetzt als erstes verzögert oder verschoben. Jetzt könnte man meinen, die Vorgänge mit den höheren Nummern liegen weiter hinten im Projekt auf der Zeitachse! Dem kann so sein, muss aber nicht. Es kommt auf die Verknüpfungen (Anordungsbeziehungen) (LINK) an. Die Abläufe der Vorgänge (Arbeitspakete (LINK)) richtet sich nicht primär über die Vorgangsnummer (letztlich ist es nur ein Datensatzzeiger), sondern über die kausalen Verbindungen der Vorgänge (LINK).

Beispiel: Fundament gießen Nr. 45; Rohbau errichten Nr.33. Obwohl der Vorgang 45 auf der Zeitachse vor dem Vorgang 33 statfindet, hat er den höheren Datensatzzeiger.

Priorität, Standard bedeutet:   Sie können in den "Informationen zum Vorgang" (LINK) die Priorität des Vorgangs auf einer Skala von 0 - 1000 deklarieren. MS-Project bezieht zuerst die Priorität mit ein. Bei gleichen Prioritäten entscheidet der Parameter "Standard". Ein Vorgang mit Priorität 1000, wird nicht             verzögert.

Bei unserem kleinen Projekt mit 9 Vorgängen, macht die Priorität 620 natürlich wenig Sinnwink.

 

Maske aus MS-Project: Kapazitätsabgleich. Hier werden alle Optionen voreingestellt.

Über die einzelnen Parameter im Abschnitt "Überlastungen entfernen" können Sie sehr dezidiert auf die Verzögerungsregeln Einfluss nehmen.

Abgleich nur in der Pufferzeit: Das Projektende ist nicht gefährdet. Es werden nur vorhandene Puffer (LINK) ausgenutzt. 

Abgleich kann individuelle Zuordnungen zu einem Vorgang anpassen:  Da dies eine "Kannregelung" ist, ist eine künstliche Herbeiführung sehr schwierig, da MS-Project - je nach Konstellation der Vorgänge - erst alle anderen Möglichkeiten präferiert.

Abgleich kann Restarbeit unterbrechen: Restarbeit ist die verbleibende Arbeit, die sich aus SOLL oder PLAN minus IST errechnet. Lesen Sie dazu den Artikel: Earned Value Management - Methode mit sieben Siegeln?

Die aktivierte Option "Abgleichswerte vor Abgleich löschen" sollte Sie nicht davon abhalten, vor einem erneuten Abgleich den Schalter "Verzögerungen entfernen" zu betätigen. Diese Option löscht nicht nur die Verzögerungen, sondern zusätzlich Unterbrechungen, die über die Option "Abgleich kann Restarbeit unterbrechen" erzeugt wurden. Falls zwischenzeitlich ein verzögerter oder unterbrochener Vorgang mit Priorität 1000 deklariert wurde, würde die Option "Verzögerungen entfernen", diesen Vorgang nicht mit einschließen.

Maske aus MS-Project: Informationen zur Ressource

 

Kapazitätsabgleich mit dem vorgesehenen Buchungstyp: Eine Ressource kann auf zwei Arten verbucht werden: Vorgesehen oder Zugesichert (linkes Bild unten). Ist das Kästchen aktiviert, werden beide Buchungstypen beim Abgleich berückichtigt. Ist das Kästchen nicht aktiviert, dann nur der Buchungstyp "Zugesichert".Tabelle in MS-Project mit der Auswahl: Manuell oder Automatisch geplant" für einen Vorgang

Manuell geplante Vorgänge abgleichen: MS-Project bietet die Möglichkeit Vorgänge "manuell" zu planen. Rechts sehen Sie, dass einzelne Vorgänge "Manuell oder Automatisch" (LINK) geplant werden können. Manuell geplante Vorgänge werden nicht verschoben oder verzögert. Durch ein Häckchen im Kästchen, können Sie die Vorgänge trotzdem mit abgleichen. "Manuell" in den Optionen  als Standard einzustellen, macht keinen Sinn. Schließlich ist eine der Kernfunktionen einer PM-Sofftware, dass aktuelle und automatische Anpassen aller Vorgangspositionen, was durch zu viele manuelle Vorgänge verhindert würde.

 

 Bild MS-Project Abgleich

Falls Sie alle Verzögerungen und Unterbrechungen gegenüber der Ursprungsversion erkennbar machen wollen, wählen Sie unter ANSICHTEN - ANDERE ANSICHTEN - WEITERE ANSICHTEN - BALKENDIGRAMM ABGLEICH. In dieser Ansicht bekommen Sie den Terminbasisplan in bräunlicher Farbe, die SOLL Balken (PmBok: (Projekt-)Terminplanmodell) als hellblaue Balken (LINK) angezeigt. Die Verzögerung durch Vorgang 3 wird durch einen braunen dünnen Strich in Richtung Start des Projekts angezeigt.

                     Auswahlmaske von Ressourcen, die abgeglichen werden sollen.

Grafik aus MS-Project: Einzelne Ressource abgleichenDer Schalter links dient der Möglichkeit ausgewählte Ressourcen abzugleichen. Die Maske rechts wird nach Bedienung des Schalters geöffnet und man kann die Ressourcen entsprechend auswählen. Es gelten die Abgleichoptionen, die weiter oben besprochen wurden.

 

Schalter aus MS-Project: Nächste RessourcenüberlastungEin sehr praktisches Feature ist gehe zur "Nächsten Ressourcenüberlastung". Bevor Sie den Schalter rechts klicken, müssen Sie eine entsprechende Ansicht (LINK) aufrufen (Bild unten). Wenn Sie auf den Schalter rechts klicken, springt das Säulendiagramm jedesmal eine Zeitphase weiter und sie können die Überlastung just in time händisch auflösen.

 

MS-Project : Ganntt Chart mit Säulendiagramm

 

 

Bild aus MS-Project: Das Säulendiagramm kann ebenfalls unterschiedliche Daten anzeigen.

 

Das Säulendiagramm lässt sich aber noch mit anderen Daten darstellen. Sie sehen im rechten unteren Bild jetzt die Kosten pro Ressource und Tag. Im Kontextmenü sehen Sie weitere Datenkategorien, die Sie hier auswählen können.

 

 

 

Fazit

Das Feature "Kapazitätsabgleich ist sehr komplex, weil eine Menge anderer Funktionen darauf  Einfluss nehmen.  Um diese Maske wirklich professionell zu nutzen, ist ein komplexes Grundlagenwissen über die Methoden, als auch weitere interagierende Funktionsweisen von MS-Project notwendig, die den Kapazitätsabgleich beeinflussen.

Bedenken Sie bitte, dass dies nur ein Beispiel aus einer Lerneinheit ist, das nicht alle Interdependenzen zu anderen Funktionalitäten aufzeigen kann. MS-Project ist dem magischen Dreieck des Projektmanagements sehr ähnlich. Man kann z.B. kein Kostenmanagment betreiben, wenn man nicht mit dem Termin- und Sopemanagment vetraut ist.

 

 

 

4. Führen Sie die folgende Übung durch:

 

Übung Kapazitätsabgleich

  1. Öffnen Sie alle Dateien im Ordner Kapazitätsabgleich.
  2. Beginnen Sie mit Datei 1. Lösen Sie bitte alle Konflikte. Überlegen Sie auch, weshalb der der Abgleich nicht mit der Option „Pufferzeit“ funktionieren kann?
  3. Datei 2: Welches Kriterium müsste marginal verändert werden, um Alf bei einem Tagesabgleich mit ein zu beziehen? Dabei handelt es sich nicht um ein Kriterium der Features des Kapazitätsabgleich.
  4. Immer noch Datei 2: 1.Warum wird Vorgang 12 beim Tagesabgleich nicht berücksichtigt? 2. Welches Kriterium im KapAbgleich müsste verändert werden, um auch den Konflikt durch Vorgang 12 zu so optimal wie möglich zu lösen?  
  5. Datei 2: Entfernen Sie alle Verzögerungen. Ändern Sie die Einschränkung für Vorgang 12 auf „Anfang nicht später als“ um. Führen Sie mit den zuletzt eingestellten Parametern erneut einen Abgleich durch. Welche veränderte Reaktionsweise tritt auf?
  6. Sorgen Sie in Datei 3 dafür, dass Alf nur innerhalb seiner Pufferzeit abgeglichen wird.
  7. Auch in der Datei 4 versuchen Sie bitte, einen Abgleich nur in der Pufferzeit vorzunehmen.
  8. Lösen Sie bitte nur den Konflikt für Berta in Datei 5. Denken Sie dabei primär Kapazitätsorienthirt. Warum wird der Vorgang auf Freitagmorgen verzögert
  9. Datei 6: Markieren Sie in der Tabelle Eingabe alle Vorgänge. Gleichen Sie bitte in Datei 6 zuerst nur Billi ab. Danach entfernen Sie die Verzögerung wieder und lösen gleichzeitig die Konflikte vom 29,10.01 – 01.11.01. Welche nicht ganz korrekte Arbeitsweise Projects fällt Ihnen auf.
  10. Öffnen Sie Datei 7. Überprüfen Sie, ob folgende Erklärung der Hilfe zutrifft: "Priorität, Standard.   Microsoft Project wertet zunächst die Prioritäten und danach die Vorgängerbeziehungen, die Puffer, die Termine und die Einschränkungen aus, um zu entscheiden, ob und wie Vorgänge abgeglichen werden sollen."
  11. Öffnen Sie das Multiprojekt Master. Führen Sie einen Kapazitätsabgleich durch. Merken Sie sich in etwa die Verzögerungen. Machen Sie alles Rückgängig und setzen Sie die Priorität von M2 unter die von M1. Führen Sie den Abgleich erneut durch.
  12. Öffnen Sie Datei 8. Wechseln Sie nach Ressource:Einsatz. Markieren Sie Alf und führen Sie wieder den Abgleich durch, indem Sie nur die markierten Ressourcen wählen.

 

 

Lösungen: Übung Kapazitätsabgleich (PmBok Guide S. 179)

 

  1. Dito
  2. Da ein Stundenabgleich für Alf notwendig wäre, er aber nicht im Abgleich eingeschlossen werden soll,  muss für Berta  der „Tagabgleich“ durchgeführt werden. Die Option „Pufferzeit“ funktioniert nicht, weil die Verknüpfungen keinen Puffer erlauben. Ein „freier Puffer“ wird nur dann als freier Puffer interpretiert, wenn sich der gesamte Vorgang in den Puffer verschieben kann. Im Beispiel wäre nur eine Verlängerung des Vorgangs möglich.
  3. Die Dauer einer der beiden Vorgänge muss um mindestens 1 Minute erhöht werden. Damit wird die Summe der beiden Vorgänge ( 4 + 4 + 1min = 481min) im Tagesabgleich berücksichtigt.
  4. Die Einschränkung verhindert den Abgleich.
  5. Stundenabgleich wählen und Pufferzeit aktivieren. Meldungen alle überspringen.
  6. Einschränkungen oder Verknüpfungen verhindern dies. Nur der letzte Vorgang verfügt über Puffer, wird aber durch die AA – Beziehung gehindert. (Kontextwissen: Anordnungsbeziehungen)
  7.  „Nur Pufferzeit“ darf nicht gewählt werden. „Tagabgleich“ und „Standard“ muss gewählt werden. Berta hat am Donnerstag Urlaub.
  8.  Die Konflikte werden entgegen der Datumsbegrenzung für die gesamte Dauer der Vorgänge die betroffen sind gelöst.
  9.  Augrund dieser Formulierung könnte man meinen, dass Project die Prioritäten über die Verknüpfungen stellt. Dies ist aber nur begrenzt der Fall, wenn die höchste Priorität gewählt wird: 1000.
  10. Öffnen Sie das Multiprojekt Master. Führen Sie einen Kapazitätsabgleich durch. Merken Sie sich in etwa die Verzögerungen. Machen Sie alles Rückgängig und setzen Sie die Priorität von M2 unter die von M1. Führen Sie den Abgleich erneut durch.
  11. Nur Alf wird abgeglichen.

 

 

Renee Ossowski, PMP

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